जब नए कर्मचारियों को काम पर रखने की बात आती है तो ईमेल टेम्प्लेट की भर्ती गेम-चेंजर हो सकती है। संचार शीर्ष प्रतिभाओं को आकर्षित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है, और अच्छी तरह से तैयार किए गए ईमेल टेम्पलेट का उपयोग करने से आपका समय बच सकता है और आपके संदेश में निरंतरता सुनिश्चित हो सकती है। प्रारंभिक आउटरीच से लेकर साक्षात्कार शेड्यूलिंग और नौकरी की पेशकश पत्रों तक, ये टेम्पलेट भर्ती प्रक्रिया के हर चरण को कवर करते हैं।
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यहां भर्तीकर्ताओं के लिए नौ ईमेल टेम्पलेट हैं जिन्हें आप डाउनलोड कर सकते हैं और अपनी कंपनी की आवश्यकताओं के अनुरूप संशोधित कर सकते हैं।
1. निष्क्रिय उम्मीदवार
कोल्ड रिक्रूटिंग में उन योग्य उम्मीदवारों तक पहुंचना शामिल है जो आपको या आपके ब्रांड को नहीं जानते हैं। इन्हें कहा जाता है निष्क्रिय उम्मीदवार-ऐसे व्यक्ति जो नई नौकरी की तलाश में नहीं हैं, लेकिन अवसर के लिए खुले हो सकते हैं।
निष्क्रिय उम्मीदवारों के लिए अच्छे भर्ती ईमेल में आपकी कंपनी के बारे में जानकारी, जिस नौकरी के लिए आप सोचते हैं कि वे उपयुक्त होंगे, और भर्ती प्रक्रिया के साथ आगे बढ़ने के अगले चरण शामिल होने चाहिए। अपने ईमेल में इसका स्पष्ट विवरण देकर, वे जवाब देने के लिए पर्याप्त रुचि प्राप्त कर सकते हैं।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- उम्मीदवार को बताएं कि आपने उन्हें कैसे पाया
- भूमिका का संक्षेप में वर्णन करें और वे इसके लिए उपयुक्त क्यों हैं
- अपनी कंपनी का परिचय दें और एक संक्षिप्त पृष्ठभूमि प्रदान करें
- फ़ोन कॉल के लिए पूछें
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2. लिंक्डइन कनेक्शन
सबसे सरल तरीकों में से एक कर्मचारी खोजें लिंक्डइन जैसे सोशल मीडिया चैनलों पर अपने मौजूदा नेटवर्क की जांच करना है। इस प्लेटफ़ॉर्म के माध्यम से, आप ऐसे उम्मीदवारों की खोज कर सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं से मेल खाते हों खुली स्थिति पोस्ट करें. भले ही आप पहले से ही किसी विशेष उम्मीदवार से जुड़े नहीं हैं, फिर भी आप लिंक्डइन इन-मैसेज का उपयोग करके उन्हें संदेश भेज सकते हैं। रुचि खोए बिना अपनी बात पहुंचाने के लिए संक्षिप्त होना महत्वपूर्ण है, खासकर यदि वह व्यक्ति आपको नहीं जानता हो।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- उल्लेख करें कि आपकी कंपनी में नौकरी के अवसर हैं जिनके लिए आपको लगता है कि वे उपयुक्त होंगे
- अत्यंत संक्षिप्त रहें, लेकिन नौकरी, अपनी कंपनी और उसकी संस्कृति के मुख्य विवरणों का उल्लेख करें
- यदि संभव हो तो शीघ्र ही, उसी दिन बोलने के लिए कहें
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3. रेफरल
एक कर्मचारी रेफरल कार्यक्रम बनाना कंपनियों के लिए अत्यधिक फायदेमंद है, क्योंकि संदर्भित कर्मचारियों के अपने पद पर बने रहने, बेहतर सांस्कृतिक रूप से फिट होने और और भी अधिक उच्च गुणवत्ता वाले उम्मीदवारों की सिफारिश करने की अधिक संभावना होती है। किसी संदर्भित उम्मीदवार से संपर्क करते समय, स्पष्ट रूप से बताएं कि उन्हें किसने संदर्भित किया और क्यों वे आपकी कंपनी के लिए उपयुक्त हो सकते हैं।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- तुरंत कनेक्शन स्थापित करने के लिए संपर्क को नाम दें
- अपनी कंपनी और संस्कृति के बारे में विवरण दें
- उपलब्ध स्थिति स्पष्ट करें
- चर्चा के लिए शीघ्र ही फ़ोन करने के लिए कहें
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4. आवेदन रसीद
जब कोई उम्मीदवार आपके रिक्त पद के लिए आवेदन करता है, तो उसके आवेदन की प्राप्ति की सूचना देना अच्छा अभ्यास है। आवेदकों को यह बताने के अलावा कि उनका नौकरी के लिए आवेदन उचित रूप से प्राप्त किया गया था, इसका उपयोग उन्हें भर्ती प्रक्रिया के अगले चरणों और अपेक्षित अन्य महत्वपूर्ण चीजों के बारे में सूचित करने के लिए भी किया जा सकता है। हालाँकि, ध्यान रखें कि कुछ नौकरी पोस्टिंग साइटें और निःशुल्क नौकरी बोर्ड स्वचालित रूप से आपके लिए एक आवेदन रसीद भेजेगा—इसलिए सुनिश्चित करें कि आप दो रसीद ईमेल नहीं भेज रहे हैं।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- आवेदन करने के लिए उन्हें धन्यवाद दें और अपनी कंपनी के बारे में अधिक जानने के लिए उन्हें एक लिंक प्रदान करें
- उन्हें अपनी आंतरिक प्रक्रिया बताएं और कोई उनके आवेदन की समीक्षा करेगा
- उन्हें बताएं कि आप उन्हें किसी न किसी तरीके से बता देंगे, लेकिन केवल यदि आप अस्वीकृति ईमेल भेजने जा रहे हैं तो इस भाषा को शामिल करें—इन पर अधिक जानकारी नीचे दी गई है
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5. साक्षात्कार शेड्यूलिंग
एक महत्वपूर्ण और समय के प्रति संवेदनशील कदम कर्मचारियों को काम पर रखना साक्षात्कारों का शेड्यूल है। जब आप किसी ऐसे आवेदक को देखें जिससे आप बात करना चाहते हैं, तो उसे शेड्यूल करने के लिए प्रतीक्षा न करें एक साक्षात्कार आयोजित करें. आज के नौकरी बाजार में, उच्च गुणवत्ता वाले श्रमिकों को कई नियोक्ताओं द्वारा आकर्षित किया जा रहा है, इसलिए आपको तेजी से कार्य करने की आवश्यकता है। निर्णायक बनें, उतावले नहीं।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- उन्हें कंपनी और पद की याद दिलाएं
- साक्षात्कार प्रारूप का वर्णन करें और कुछ दिनांक/समय सूचीबद्ध करें (या एक शेड्यूलर लिंक जोड़ें)
- उनसे तुरंत जवाब देने और यदि दिन/समय काम नहीं करता है तो विकल्प प्रदान करने के लिए कहें
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6. साक्षात्कार पुष्टिकरण
जब कोई साक्षात्कार निर्धारित हो, तो हमेशा एक पुष्टिकरण भेजें। इस ईमेल में, आप साक्षात्कार के बारे में जानकारी, जैसे वीडियो कॉल लिंक या पता और कमरा नंबर, और साक्षात्कारकर्ता और आपकी प्रक्रिया के बारे में अधिक विवरण शामिल कर सकते हैं।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- साक्षात्कार की तारीख, समय और स्थान की पुष्टि करें
- साक्षात्कार के एजेंडे का संक्षेप में वर्णन करें
- यदि लागू हो तो कॉल-इन फ़ोन नंबर या वीडियो कॉल लिंक शामिल करें
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7. साक्षात्कार के बाद अनुवर्ती कार्रवाई
उम्मीदवारों को लटकाए मत छोड़ें, खासकर यदि आपके पास कोई महान व्यक्ति है जिसने अभी-अभी अपना साक्षात्कार समाप्त किया है। उनसे बात करने के एक दिन के भीतर फॉलो-अप—सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवार शायद पहले ही दूसरे साक्षात्कार के लिए रवाना हो चुके होते हैं, और फॉलो-अप भेजकर, आप अपनी कंपनी को उनके दिमाग में सबसे आगे रखते हैं।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- उम्मीदवार या उनके कौशल के बारे में किस बात ने आपको प्रभावित किया, इसका विवरण दें
- उन्हें अपनी प्रक्रिया और अगले चरण बताएं
- अगले चरण के लिए एक तारीख प्रदान करें
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8. प्रस्ताव पत्र
एक बार जब आप यह तय कर लें कि आप किस उम्मीदवार को नियुक्त करना चाहते हैं, तो प्रस्ताव पत्र भेजने का समय आ गया है। आपके प्रस्ताव पत्र में उन सभी बातों का पूर्ण विवरण होना चाहिए जिन पर आप सहमत हैं और आपकी कंपनी के लाभों की चर्चा होनी चाहिए। आप एक प्रस्ताव पत्र बना सकते हैं और उसे ईमेल के साथ संलग्न कर सकते हैं या ईमेल के पाठ के रूप में प्रस्ताव पत्र शामिल कर सकते हैं।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- नौकरी का शीर्षक और रिपोर्टिंग विवरण सूचीबद्ध करें
- मुआवज़ा और लाभ विवरण जोड़ें
- आकस्मिक जानकारी प्रदान करें (उदाहरण के लिए, पृष्ठभूमि की जांच, दवा परीक्षण)
- अपना वसीयत विवरण शामिल करें
- किसी ऑफ़र की समाप्ति तिथि सूचीबद्ध करें
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9. अस्वीकृति
हालाँकि कुछ कंपनियाँ अस्वीकृत उम्मीदवारों को नज़रअंदाज कर देती हैं, लेकिन यह सबसे अच्छा तरीका नहीं है। उम्मीदवारों के साथ इंसान जैसा व्यवहार करें और उन्हें बताएं कि आपने एक अलग दिशा में आगे बढ़ने का फैसला किया है। आप उन सभी उम्मीदवारों को अस्वीकृति पत्र भेजकर ऐसा कर सकते हैं जिन्हें आपने नहीं चुना है। इस ईमेल को तब तक न भेजें जब तक आपको अपने चयनित उम्मीदवार से एक हस्ताक्षरित प्रस्ताव पत्र प्राप्त न हो जाए, क्योंकि यदि वे अस्वीकार करते हैं तो आपको उसी पूल से एक अलग प्रस्ताव पत्र ढूंढना पड़ सकता है।
टेम्प्लेट ब्रेकडाउन:
- उनके आवेदन के लिए उन्हें धन्यवाद
- अपना निर्णय स्पष्ट और अंतिम लें
- प्रतिक्रिया के एक या दो वाक्य प्रदान करें
- उन्हें शुभकामनाएं दें
- (वैकल्पिक) उन्हें बताएं कि भविष्य में कोई अवसर आने पर आप उनके आवेदन या बायोडाटा को फाइल में रखेंगे
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भर्ती ईमेल कैसे लिखें
आप जिस भर्ती चरण में हैं, उसके लिए एक प्रभावी ईमेल तैयार करने से शीर्ष प्रतिभाओं को आकर्षित करने में काफी अंतर आ सकता है। अपने संदेश को वैयक्तिकृत करना और उम्मीदवार को उनके नाम से संबोधित करना महत्वपूर्ण है। यह व्यक्तिगत स्पर्श दर्शाता है कि आपने उम्मीदवार की समीक्षा करने के लिए कितना समय निकाला है और एक व्यक्ति के रूप में आप वास्तव में उनमें रुचि रखते हैं।
आप इसके द्वारा एक प्रभावी भर्ती ईमेल लिख सकते हैं
- उम्मीदवार को उनके प्रथम नाम से संबोधित करना
- नौकरी का शीर्षक और कंपनी का नाम सूचीबद्ध करना
- नौकरी की स्थिति का विवरण बताना
- स्पष्ट रूप से बताएं कि आप क्यों मानते हैं कि वे इस पद के लिए उपयुक्त होंगे
- उनकी योग्यताओं या कौशलों के उन पहलुओं पर प्रकाश डालना जो आप जो खोज रहे हैं उससे मेल खाते हों
- आपकी कंपनी की व्याख्या करना और उम्मीदवार आपके लिए क्यों काम करना चाहता है, जिसमें आपकी कंपनी संस्कृति के बारे में जानकारी भी शामिल है
- उम्मीदवार को अपनी संपर्क जानकारी देना
जमीनी स्तर
प्रभावी भर्ती प्रबंधन में उम्मीदवारों को एक सुखद आवेदन अनुभव देना शामिल है। इसका मतलब है एक सुव्यवस्थित और संरचित प्रक्रिया, जिसमें उनके साथ आपका ईमेल पत्राचार भी शामिल है। यह देखते हुए, अपने मेल का मसौदा तैयार करते समय, अपने संदेश को सीधा, संक्षिप्त और स्पष्ट रखना याद रखें।
भर्ती ईमेल टेम्प्लेट का उपयोग करने से एक भर्तीकर्ता के रूप में आपका बोझ कम हो जाता है। हालाँकि हमने अपने टेम्प्लेट में आवश्यक विवरण प्रदान कर दिए हैं, फिर भी ऐसे तत्व जोड़ने से न डरें अपना नियोक्ता ब्रांड स्थापित करें अपने ईमेल को बाकियों से अलग दिखाने के लिए।
